Qu’est-ce qu’un compte fournisseur et pourquoi est-elle essentielle à la gestion des relations avec les fournisseurs ?

Demandez à n’importe quel décideur d’une entreprise moderne ce qu’est la comptabilité fournisseurs et vous comprendrez vite qu’il s’agit de l’une des tâches les plus importantes auxquelles il est confronté. Après tout, les entreprises doivent payer leurs dettes et elles ne peuvent pas se permettre de se tromper.

Gérer les factures avec précision et rapidité est presque un art, et c’est la clé pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Il est essentiel de comprendre la relation critique entre les comptes fournisseurs et les relations avec les fournisseurs, ainsi que son impact sur les résultats de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une dette commerciale ?

Les dettes fournisseurs (également appelées dettes commerciales) correspondent au montant que les fournisseurs facturent à une entreprise pour la livraison de biens ou la prestation de services dans le cadre de l’activité normale de l’entreprise. Lorsqu’elle est payée à crédit, l’entreprise inscrit les montants facturés dans le module des comptes fournisseurs de son logiciel comptable ou de son bilan.

Les montants dus aux fournisseurs que l’entreprise paie immédiatement en espèces ne font pas partie des dettes commerciales puisqu’ils ne constituent pas un passif. Dans le système comptable, les entreprises enregistrent les dettes fournisseurs dans un compte fournisseurs distinct. Elles créditent également le compte fournisseurs et débitent le compte qui correspond le mieux à la nature du paiement, par exemple un actif ou une charge.

Il convient de noter que les dettes fournisseurs sont classées dans la catégorie des « dettes à court terme », puisqu’elles sont payables dans l’année. Lorsque ce n’est pas le cas, l’entreprise peut classer les dettes commerciales dans les dettes à long terme. Étant donné que les dettes à long terme sont généralement assorties d’un paiement d’intérêts, l‘expert comptable bruxelles est plus enclin à les classer dans la catégorie des dettes à long terme.

Comment les comptes fournisseurs sont-ils liés aux achats et aux relations avec les fournisseurs ?

Traditionnellement, votre service des achats est chargé d’entretenir les relations avec les fournisseurs, y compris les négociations contractuelles, la recherche d’opportunités d’escompte, le respect des conditions et les processus de remboursement.

Cependant, il est essentiel de savoir que le processus de comptabilité fournisseurs joue également un rôle crucial dans les mécanismes commerciaux quotidiens afin de maintenir les relations avec les fournisseurs sur une voie positive.

Une étude révèle que 47 % des entreprises paient une facture sur dix en retard, tandis que 16 % admettent qu’elles paient une facture sur cinq en retard. Seules 5 % des entreprises affirment qu’elles paient toujours leurs obligations à temps, tandis qu’une entreprise sur 12 ne surveille jamais ses processus de paiement.

Les retards de paiement des fournisseurs risquent de perturber la chaîne d’approvisionnement et les flux de trésorerie. Parmi les causes des retards de paiement des factures figurent le manque d’automatisation, la lenteur des processus internes, le manque de capacité à gérer le volume des factures et les erreurs administratives. Malheureusement, tout cela n’est qu’une excuse pour justifier des performances médiocres. En outre, les fournisseurs ne devraient pas avoir à s’accommoder des défauts des processus internes.

Impact de la gestion des comptes fournisseurs sur la rentabilité

Tout comme les autres actifs ou passifs à court terme, les comptes fournisseurs ont un impact significatif sur votre rentabilité. La chose la plus importante que vous puissiez faire pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs est de payer vos factures à temps. Malheureusement, la gestion des comptes fournisseurs peut s’avérer complexe et compliquée. La croissance de votre entreprise s’accompagne de celle de ses fournisseurs et des factures que vous devez payer.

Une bonne gestion des relations avec les fournisseurs nécessite une relation mutuellement bénéfique entre vous et chaque fournisseur ou vendeur. Une relation positive est bénéfique pour toutes les parties. Les fournisseurs vous feront de bonnes affaires, vous proposeront des produits nouveaux et meilleurs et collaboreront avec vous sur les politiques et les délais de livraison.

Il est prudent de cultiver de bonnes relations avec les fournisseurs, car elles sont également synonymes d’efficacité accrue pour l’entreprise. Pour ce faire, veillez toujours à

• Payez vos factures à temps.

• Ne pas couper les ponts avec les fournisseurs sans raison valable.

• Maintenez des lignes de communication ouvertes.

• Suscitez la confiance de tous vos vendeurs et fournisseurs, quel que soit leur nombre.

En retour, un bon vendeur peut vous offrir les meilleures conditions de crédit commercial possibles, maximisant ainsi votre rentabilité.

L’une des mesures essentielles du processus de gestion financière d’une entreprise est son flux de trésorerie, qui provient d’opérations commerciales telles que le financement et l’investissement. Il convient de noter que vous générez des bénéfices à partir des ventes, après avoir payé toutes les dépenses.

Un flux de trésorerie mensuel inadéquat signifie que vous n’aurez pas assez de liquidités pour payer vos factures à temps, ce qui entraînera des problèmes avec vos fournisseurs. Souvent, les fournisseurs offrent des escomptes de caisse si les entreprises paient dans un certain nombre de jours, par exemple trois mois. Cet escompte peut avoir un effet positif considérable sur votre rentabilité.

Imaginez maintenant que vous obteniez des escomptes de la part de tous vos fournisseurs et que vous disposiez de suffisamment de liquidités pour les accepter. Cela aura un effet significatif sur votre marge bénéficiaire nette.

L’importance de la gestion des comptes fournisseurs

Le processus de gestion des comptes créditeurs vise à garantir que vous payez vos factures en temps voulu, sans entraver les flux de trésorerie. Il vous permet également de disposer de liquidités suffisantes pour financer l’optimisation des processus, les opportunités d’investissement et l’innovation en matière de produits afin de réduire vos coûts permanents.

Il est essentiel d’optimiser la gestion des comptes fournisseurs, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises qui dépendent fortement de leur fonds de roulement par rapport aux grandes entreprises. Voici quelques raisons pour lesquelles les comptes fournisseurs sont importants :

• Des flux de travail précis et efficaces dans votre système de gestion des comptes fournisseurs assurent la transparence et la précision du suivi et de la planification de vos flux de trésorerie.

• Une meilleure gestion des flux de trésorerie permet une budgétisation plus précise.

• Une gestion efficace fournit des informations exploitables que vous pouvez utiliser pour améliorer les négociations contractuelles et l’approvisionnement stratégique. Elle vous permet également d’établir des relations plus solides avec vos fournisseurs, ce qui vous donne accès à des conditions de paiement plus avantageuses.

Comment vérifier les dettes commerciales ?

La meilleure pratique consiste à examiner les décaissements enregistrés après la date du bilan correspondant. Cela vous permet de déterminer la période à laquelle les dettes correspondantes doivent être appliquées et si elles appartiennent à la période précédente. L’identification des dettes fournisseurs non comptabilisées vous permet de gérer l’ensemble de vos passifs courants. Vous pouvez également effectuer les paiements à temps afin de préserver vos relations avec les fournisseurs.

Les comptes fournisseurs font partie des tâches essentielles à mener à bien. Les risques d’échec sont trop importants pour être laissés au hasard. Un mauvais processus de gestion des comptes fournisseurs peut nuire à vos relations avec les fournisseurs et vous exposer à des risques de fraude.